Privatlivspolitik

Oprettet den 25. maj 2018

 

Persondataforordningen.

Alle, der behandler personoplysninger, er omfattet af Persondataforordningen gældende fra 25. maj 2018 og skal udarbejde en privatlivspolitik med information om behandling af persondata.

 

SJOV SENIOR MOTIONs dataansvar.

SJOV SENIOR MOTION behandler personoplysninger og har i henhold til persondataforordningens artikel 14 udarbejdet denne privatlivspolitik til information om, hvordan persondata behandles.

Gennemgående for SJOV SENIOR MOTIONs databehandling er, at der kun behandles personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål behandles, og oplysninger, der ikke længere er nødvendige slettes.

 

Formål med behandling af personoplysninger.

Personoplysninger behandles til bestemte legitime formål.

Legitime formål med persondatabehandling er særligt:

  • SJOV SENIOR MOTIONs berettigede interesser i at behandle personoplysningerne (interesseafvejningsreglen).
  • Behandling efter lovkrav.
  • Behandling med samtykke.

Formålene med persondatabehandling:

  • SJOV SENIOR MOTIONs medlemshåndtering.
  • Håndtering af medlemmer og instruktørers hverv og pligter i SJOV SENIOR MOTION.
  • Som led i SJOV SENIOR MOTIONs aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.
  • Overblik over og forbedring af instruktørers erfaringer og kompetencer.
  • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende.
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.
  • Administration af relation til SJOV SENIOR MOTION.

 

Kategorier af personoplysninger.

SJOV SENIOR MOTION behandler følgende personoplysninger på foreningsmedlemmer og instruktører:

Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, fødselsdata, adresse, telefonnummer, e-mail samt eventuel tillidspost.

For forretningsudvalgs- og afdelingsbestyrelsesmedlemmer registreres tillige cpr-nr. for indberetning til bankforbindelse. De sidste fire cifre i cpr-nr. slettes efter indsendelse af skema til banken.

Bankkonto for forretningsudvalgsmedlemmer og for lønnede instruktører, for hvem skatteoplysninger, som er tillagt en højere grad af beskyttelse, også behandles.

 

Personoplysninger behandles ud fra legitime interesser.

I det omfang personoplysninger behandles på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af legitime interesser som:

  • Administration af idrætsaktiviteter og arrangementer.
  • Håndtering af medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne.
  • Håndtering af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent, egenbetaling ved arrangementer m. v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter og andre aktiviteter.
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilleder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.
  • Videregivelse af almindelige personoplysninger til interesseorganisationer som DGI og LIU samt Lejre kommune i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med SJOV SENIOR MOTIONs administration og aktiviteter.
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevares almindelige brugeroplysninger også i en periode efter tillidshvervet er nedlagt.
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Behandling af personoplysninger vil oftest basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Anmodning om samtykke vil kun ske, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle personoplysninger til de ovenfor beskrevne formål.

Accept af samtykke er frivilligt og et samtykke kan til enhver tid tilbagekaldes ved henvendelse til SJOV SENIOR MOTION.

 

Videregivelse af personoplysninger.

I forbindelse med SJOV SENIOR MOTIONs administration sker der videregivelse af almindelige personoplysninger på SJOV SENIOR MOTIONs bestyrelsesmedlemmer til Lejre kommune og  i relevant omfang til interesseorganisationer. Lejre kommune kan kræve medlemsoplysninger i forbindelse med tilskudsansøgning og ved stikprøvekontrol.

Oplysninger på medlemmer af forretningsudvalget og afdelingsbestyrelsesmedlemmer videregives til bankforbindelse i henhold til hvidvaskningsloven. 

Bestyrelsens almindelige personoplysninger er opslået på opslagstavlen i Østergaard Aktivitetscenter. Formandens kontaktoplysninger figurerer tillige på foreningens website.

Nogle afdelinger distribuerer medlemsliste indeholdende almindelige personoplysninger internt i afdelingen til medlemmerne.

Der sker ikke videregivelse af personoplysninger til anden trediepart end Lejre kommune, bankforbindelse og de ovenfor nævnte interesseorganisationer.

 

Oplysningskilder.

Den normale oplysningskilde er personen selv. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

  • Egen forening/afdeling.
  • Offentlige myndigheder.
  • Offentligt tilgængelige websites.

 

Opbevaring og sletning af personoplysninger.

Almindelige personoplysninger på foreningsmedlemmer, bestyrelsesmedlemmer og instruktører opbevares af praktiske og administrative hensyn i op til tre år efter kalenderåret for ophør af medlemskabet henholdsvis tillidshvervet.

For forretningsudvalgsmedlemmer og lønnede instruktører opbevares almindelige personoplysninger  og for lønnede instruktører også personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, eksempelvis skatteoplysninger og cpr-nr., i 5 år efter kalenderåret for udbetalt omkostningsgodtgørelse henholdvis løn med hjemmel i regnskabsloven.

Oplysninger på såvel foreningsmedlemmer, bestyrelsesmedlemmer og instruktører opbevares dog så længe de har historisk værdi.

 

Registreredes rettigheder.

Registrerede har en række særlige rettigheder, når personoplysninger behandles, jvf. persondataforordningen. Det er retten til:

  • at blive oplyst om behandlingen af data
  • indsigt i egne personoplysninger
  • berigtigelse
  • sletning
  • begrænsning af behandling
  • dataportabilitet (udlevering af data i et almindelig anvendt format)
  • indsigelse
  • tilbagekaldelse af samtykke.

Ret henvendelse til SJOV SENIOR MOTION  for at gøre brug af ovenstående rettigheder. Se kontaktoplysninger nederst.

Ved en sådan henvendelse afvejer SJOV SENIOR MOTION anmodningen, som imødekommes hurtigst mulig, såfremt henvendelsen har adkomst.

Registrerede kan indgive klage til Datatilsynet ved utilfredshed med håndteringen af personoplysninger.

 

Revidering af privatlivspolitik.

SJOV SENIOR MOTION forbeholder sig retten til at revidere nærværende privatlivspollitik eksempelvis i forbindelse med procedureændringer og lovændringer.

 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige.

SJOV SENIOR MOTION er dataansvarlig for behandling af registrerede personoplysninger. Personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontakt:               SJOV SENIOR MOTION

Telefon:                4082 4695 efter kl. 12